A administração municipal de Ribeirão Preto apresentou na sexta-feira, 25 de junho, os primeiros resultados do programa Prefeitura Sem Papel, criado para transformar a gestão pública 100% digital. O programa engloba a automatização das rotinas de trabalho dos servidores, gerando maior autonomia, economia e agilidade aos processos administrativos.
A expectativa é que a adesão de tecnologias inovadoras faça da cidade um dos maiores exemplos nacionais em transformação digital nas próximas décadas. A mudança em busca de uma gestão baseada em dados, mais inteligente e digital, começou em janeiro deste ano, quando Ribeirão Preto iniciou a capacitação de seus servidores para o uso da plataforma Solar BPM, da Softplan.
Desde o dia 19 de junho, nenhum processo interno foi iniciado na prefeitura sem ser eletrônico. Todos os procedimentos eletrônicos foram disponibilizados a cada Secretaria e os processos passaram a ser iniciados sem papel. A transição possibilitou a eliminação do uso de papel nos procedimentos do município e uma redução no tempo de execução de cada tarefa.
Além disso, houve uma padronização, integração e automatização de todo o rito processual administrativo, gestão arquivista e documental da prefeitura. Outros ganhos foram economia de recursos, acesso a processos e seus documentos de qualquer lugar, diminuição do risco de danos e extravio de documentos de processos e queda no tempo gasto nos trâmites administrativos, comparado ao processo físico.
A evolução também é sentida por meio da economia de quase 341 mil folhas de papel, 2,7 mil tramitações/ encaminhamentos online e 92 processos criados, dando mais agilidade para os munícipes. No primeiro semestre, mais de duas toneladas de papel e 131 toners de impressora foram economizados, três milhões de litros de água e 34 árvores que seriam necessários para a fabricação dessas folhas foram poupados.
Em termos financeiros, ao menos R$ 345 mil deixaram de ser gastos com papel, impressão, capas processuais, transporte e armazenagem de documentos. Essa mudança torna o município mais maduro frente a outras cidades de médio porte no Estado de São Paulo e no país quando se trata de transformação digital.
Mais do que isso, aproxima ainda mais o cidadão da administração pública por meio de serviços mais cômodos, céleres e que podem ser feitos via internet. Em paralelo, os gestores tomam decisões baseadas em dados com mais agilidade e assertividade, capazes de aumentar a eficiência e a transparência da máquina pública.
“Tenho o aplicativo no celular e, dentro do carro, consulto processos, leio portarias, assino digitalmente portarias sem pegar na caneta ou transportar papel. Também posso fazer despachos que, no mesmo dia, são publicados no Diário Oficial”, explica o prefeito Duarte Nogueira (PSDB).