A comunicação é ferramenta crucial para melhorar a eficiência interna e a imagem da organização perante seus públicos de interesse; além de outros tantos aspectos positivos quando a comunicação é bem desenvolvida, trabalhada e usada. Impacta na integração da equipe de trabalho, especialmente na busca de resultados e objetivos; além de influenciar na motivação das pessoas.
Comunicação é uma competência que pode ajudar na melhoria da eficiência organizacional, e assim colaborar com o alcance de resultados. Trabalhar num ambiente em que o diálogo é algo não praticado, as ordens são sempre dadas de cima para baixo e o feedback não existe, o clima entre as pessoas pode ser de desconfiança, frustração, descontentamento e de tensão; podendo resultar na falta de comprometimento com o próprio trabalho e com os objetivos planejados, além de gerar conflitos.
Um bom comunicador não sabe apenas falar e se expressar bem, mas também escutar e demonstrar que compreende as mensagens. Devemos saber ouvir, demonstrando atenção, interesse e empatia. Procure “ouvir” o outro olhando para ele, sendo receptivo e usando do silêncio, ou das pausas, quando necessário.
Assim, sua força de comunicação irá ampliar, reduzirá as tensões e ajudará na promoção de um relacionamento e de um clima organizacional mais positivo. Palavras representam 7%, o tom de voz 38% e os sinais não verbais, 55% num processo de comunicação; ou seja, elementos não verbais têm grande impacto. Um bom exercício é nos vermos pelo espelho e procurar perceber quais sinais emitimos na comunicação verbal e não verbal.
Para buscar a confiança de outras pessoas e usar uma comunicação mais eficiente, procure: falar a verdade; ser consistente no que faz, no que fala ou transmite; procure ter discrição; evite gestos exagerados ou tocar nas pessoas (nem todas gostam de serem tocadas, uma dica é ficar a distância de um metro, ou de um braço, da outra pessoa); use posturas abertas ou receptivas (use do sorriso, evite braços cruzados, demonstre que está escutando e dando atenção); seja objetivo e direto, confirme que a outra pessoa entendeu o que você transmitiu ou falou, procure simplificar as mensagens; mostre também que você compreendou o que foi transmitido para você. Evite também o gerundismo e repetição.
As dicas acima podem ser usadas em comunicações faladas ou escritas, especialmente por meios eletrônicos. Lembre-se do impacto do seu tom de voz e do uso inadequado de gírias, evitando-as quando possível. Seja cordial, paciente e empático; usar tom de voz firme e nítido (tenha fluência oral), demonstrando segurança; evite falar alto, faça isso de forma pausada, pois também ajuda bastante para a comunicação ser mais efetiva. Ter respeito com quem conversa ou com quem esteja comunicando é crucial para evitar aborrecimentos e desmotivação.
Algumas atitudes que ajudam a melhorar o ambiente de trabalho podem ser descatacas. São elas: quando for chamar a atenção de alguém, faça de modo reservado, e justifique o motivo e descreva o que ocorreu se preciso; ser humilde e pedir desculpas quando for necessário não demonstra fraqueza, mas sim cortesia e respeito; se receber alguma informação errada, procure esclarecer sem causar constrangimentos; se o clima ficar tenso, procure aliviar a tensão sem elevar o tom de voz e não deixe o clima desagradável aumentar.
A própria arquitetura dos edifícios da organização podem transmitir um ambiente frio ou receptivo, calmo ou inquieto, organizado ou não e etc. Verificar se há barreiras físicas, disposição dos móveis, as cores internas, além de outros aspectos, ajudam na percepção do tipo de ambiente. Será melhor visto se apresentar receptividade, bem-estar, qualidade e estética agradável.Um bom profissional, qualquer que seja ele, deve ser flexível e ético.
Dentre as vantagens da ética profissional, quero ressaltar a pontualidade; a conquista da autoridade e do respeito; a ampliação do potencial de comunicação, seja oral, visual ou escrita; a melhoria da capacidade de resolver e gerenciar conflitos; e a melhoria no relacionamento interpessoal. Se você quiser crirar um diferencial em sua carreira e ter maior credibilidade, saiba comunicar e se relacionar, de modo efetivo, com seus subordinados, superiores e demais colegas.Um lider muitas é exemplo dentro da sua organização.
Uma comunicação efetiva favorece o envolvimento de todos e pode ajudar na identificação dos colaboradores com a empresa e seus valores, além de ser uma ferramenta para promover sinergia e motivação necessárias, e assim buscar o alcance de resultados.