O início de todo ano é o momento do síndico tomar um tempo para fazer uma boa previsão orçamentária para o seu condomínio e também para pensar nas manutenções e melhorias que precisam ser feitas.
Por onde começar?
Junto com a administradora, o síndico deve fazer um levantamento de todas as despesas (ordinárias) dos últimos 12 (doze) meses.
Daí, conjuntamente, eles devem analisar cada grupo de despesas e verificar o que podem fazer para diminuir os custos ou renegociar contratos, lembrando que os maiores responsáveis pelos gastos são com a folha de pagamento (entre 50% e 70% da receita) e com as manutenções.
É importante, também, nesse momento, fazer uma pesquisa e avaliar se os contratos mensais com manutenção de piscinas, jardinagem, bombas, elevadores, portões etc, estão compatíveis com os valores praticados no mercado.
Cuidado com as contas de consumo!
As demais despesas também precisam ter uma atenção especial. Nota-se, por exemplo, que a maioria das previsões de 2018 ‘furaram’ devido ao aumento fora da média das contas de consumo, como energia e água. Nos condomínios onde não há individualização dos consumos, o que inclui o gás, é sempre bom cobrá-los à parte, em forma de rateio.
Importante destacar que o uso do fundo de reserva não pode ser utilizado para cobrir os ‘furos’ da previsão orçamentária. Se necessário, deve-se convocar uma assembleia extraordinária de urgência e informar a todos os condôminos para que eles participem da solução.
Outras despesas
Além das despesas já mencionadas – folha de pagamento, contratos e consumos, outras despesas menores precisam da atenção do síndico e da administradora, como o próprio salário ou isenção de taxa do síndico, os honorários da administradora, as despesas com tarifas e boletos bancários, cópias, correios, produtos de limpeza, cartório, fundo de reserva e o seguro.
Neste último item (seguro), o síndico deve prestar muita atenção à apólice contratada e às coberturas. Tem acontecido muitos eventos dentro do condomínio como acidentes com veículos que nem sempre estão adequadamente cobertos. Essa não é a melhor despesa para o síndico cortar sem critério.Um especialista em seguros condominiais pode ser de grande ajuda nessa hora.
Ainda, importante salientar que no momento de se fazer o novo valor da cota condominial, o síndico deve levar em conta o percentual de inadimplência mensal e os possíveis reajustes nos contratos e na folha de pagamento (dissídios) no decorrer do ano.
O maior vilão do condomínio
Falando um pouco mais sobre a inadimplência, muitos síndicos se esquecem desse ‘vilão’ e deixam de levar em conta na previsão. Se houver uma inadimplência mensal fixa de 5%, por exemplo, ele deve incluir no orçamento, e, concomitantemente a isso buscar meios para sanar esse problema, que geralmente atrapalha qualquer previsão orçamentária.
Por fim, o gestor experiente sempre deixa uma ‘folga’ no orçamento para eventuais imprevistos, como um vazamento ou inadimplência que saia do controle em determinado mês. Esse percentual de ‘folga’ costuma variar entre 3% e 5% e pode aliviar bastante os imprevistos.
Aviso importante ao síndico
Não sucumba à pressão dos condôminos em não aumentar a taxa condominial. Se a previsão for bem feita, os valores serão compatíveis com a realidade das despesas. Diminuir ou deixar de aumentar as taxas somente para fazer política ou agradar condôminos pode causar um problema muito sério para você e para o condomínio, a não ser que os condôminos, na assembleia, concordem que se deixe de prestar parcialmente alguns serviços.
Boa assembleia para todos!